Penanganan Data pada Proses Transisi

Pendahuluan

Pengembangan sistem informasi, dalam tahap implementasi selalu terbentur pada proses pengalihan data dari format lama yang mungkin masih bersifat data dalam bentuk dokumen fisik ke sistem yang baru. Permasalahan yang paling sering muncul adalah:

· Perbedaan format data antara sistem lama dengan sistem yang baru
· Volume data lama yang sangat besar sebagai hasil operasional organisasi atau perusahaan selama bertahun-tahun
· Data lama yang masih berupa dokumen fisik yangmembutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit untuk proses entri

Semakin berbeda format maupun sifat dan karakteristik dari data lama, maka semakin sulit dalam proses transisi serta membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang tidak sedikit

Dalam Seminar Nasional Knowledge Management yang belum lama saya ikuti (Senin, 29 Oktober 2007), Direktur bidang Manaajemen Informasi Bank Indonesia (BI) mengungkapkan bahwa BI memiliki satu gedung arsip 3 lantai yang menampung data-data berupa dokumen fisik yang hingga saat ini belum dilakukan konversi ke sistem informasi berbasis elektronik.


Saran Mekanisme Transisi

Menurut saya, data berupa dokumen fisik, tidak perlu ditangani secara khusus untuk proses enti dan konversi ke sistem informasi elektronik atau sistem manajemen database, karena seperti sudah diungkapkan di atas bahwa proses tersebut membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang relatif besar, yang akan berbanding lurus dengan besarnya volume data atau arsip tersebut.

Untuk menangani data lama dapat dilakukan prosedur penanganan sebagai berikut:
1. Data atau arsip dalam bentuk dokumen fisik, misalnya kartu pasien pada sistem rekam medik di rumah sakit, disimpan secara rapi dan teratur dengan tata urutan dan pengelompokan tertentu, missalnya menurut abjad nama pasien. Tentu saja dokumen ini tetap harus dilindungi dari kemungkinan kerusakan fisik seperti rayap dan kelembaban.
2. Sistem baru tetap dijalankan dengan menggunakan sistem pengarsipan atau manajemen informasi elektronik dengan menggunakan DBMS yang telah dirancang.
3. Setiap kali proses pelayanan dijalankan, data dicari terlebih dahulu pada sistem informasi yang baru. Bila ditemukan maka proses selanjutnya akan berlangsung normal seperti yang direncanakan dalam pemanfaatan sistem baru
4. Bila data tidak ditemukan, maka pencarian dilakukan pada arsip atau dokumen fisik. Jika ditemukan, maka dokumen tersebut di entri dan dikonversi ke dalam sistem informasi yang baru
5. Setelah dientri dan dikonversi kedalam format dan sistem baru dan telah diverfikasi dan diyakini validitasnya , maka data fisik sudahboleh dimusnahkan agar tidak lagi membebani ruang atau fasilitas penyimpanan dokumen fisik

Prosedur ini menurut hemat saya akan lebih efisien karena:
1. relatif tidak ada biaya tambahan untuk proses konversi karena proses konversi akan berjalan bersamaan dengan digunakannya sistem baru.
2. Proses penyimpanan data fisik tidak menjadi beban karena sudah merupakan bagian dari sistem lama yang sudah berjalan sebelumnya
3. Dalam periode waktu tertentu hampir semua data lama akan terkonversi, dan yang akan tersisa adalah dokumen yang mungkin saja tidak akan pernah lagi dipakai dan dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan

Kelemahan dari metode konversi ini adalah:
1. Masa untuk konversi yang relatif agak panjang, bergantung pada volume data fisik yang ada
2. Terjadi sedikit kelambatan pelayanan pada data yang belum terkonversi ke sistem baru
3. Beban kerja operator yang sedikit bertambah untuk mencari data lama dan melakukan entri kesisitem baru, namun operator tidak perlu secara khusus terfokus untuk menangani data lama.