Penanganan Data pada Proses Transisi

Pendahuluan

Pengembangan sistem informasi, dalam tahap implementasi selalu terbentur pada proses pengalihan data dari format lama yang mungkin masih bersifat data dalam bentuk dokumen fisik ke sistem yang baru. Permasalahan yang paling sering muncul adalah:

· Perbedaan format data antara sistem lama dengan sistem yang baru
· Volume data lama yang sangat besar sebagai hasil operasional organisasi atau perusahaan selama bertahun-tahun
· Data lama yang masih berupa dokumen fisik yangmembutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit untuk proses entri

Semakin berbeda format maupun sifat dan karakteristik dari data lama, maka semakin sulit dalam proses transisi serta membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang tidak sedikit

Dalam Seminar Nasional Knowledge Management yang belum lama saya ikuti (Senin, 29 Oktober 2007), Direktur bidang Manaajemen Informasi Bank Indonesia (BI) mengungkapkan bahwa BI memiliki satu gedung arsip 3 lantai yang menampung data-data berupa dokumen fisik yang hingga saat ini belum dilakukan konversi ke sistem informasi berbasis elektronik.


Saran Mekanisme Transisi

Menurut saya, data berupa dokumen fisik, tidak perlu ditangani secara khusus untuk proses enti dan konversi ke sistem informasi elektronik atau sistem manajemen database, karena seperti sudah diungkapkan di atas bahwa proses tersebut membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang relatif besar, yang akan berbanding lurus dengan besarnya volume data atau arsip tersebut.

Untuk menangani data lama dapat dilakukan prosedur penanganan sebagai berikut:
1. Data atau arsip dalam bentuk dokumen fisik, misalnya kartu pasien pada sistem rekam medik di rumah sakit, disimpan secara rapi dan teratur dengan tata urutan dan pengelompokan tertentu, missalnya menurut abjad nama pasien. Tentu saja dokumen ini tetap harus dilindungi dari kemungkinan kerusakan fisik seperti rayap dan kelembaban.
2. Sistem baru tetap dijalankan dengan menggunakan sistem pengarsipan atau manajemen informasi elektronik dengan menggunakan DBMS yang telah dirancang.
3. Setiap kali proses pelayanan dijalankan, data dicari terlebih dahulu pada sistem informasi yang baru. Bila ditemukan maka proses selanjutnya akan berlangsung normal seperti yang direncanakan dalam pemanfaatan sistem baru
4. Bila data tidak ditemukan, maka pencarian dilakukan pada arsip atau dokumen fisik. Jika ditemukan, maka dokumen tersebut di entri dan dikonversi ke dalam sistem informasi yang baru
5. Setelah dientri dan dikonversi kedalam format dan sistem baru dan telah diverfikasi dan diyakini validitasnya , maka data fisik sudahboleh dimusnahkan agar tidak lagi membebani ruang atau fasilitas penyimpanan dokumen fisik

Prosedur ini menurut hemat saya akan lebih efisien karena:
1. relatif tidak ada biaya tambahan untuk proses konversi karena proses konversi akan berjalan bersamaan dengan digunakannya sistem baru.
2. Proses penyimpanan data fisik tidak menjadi beban karena sudah merupakan bagian dari sistem lama yang sudah berjalan sebelumnya
3. Dalam periode waktu tertentu hampir semua data lama akan terkonversi, dan yang akan tersisa adalah dokumen yang mungkin saja tidak akan pernah lagi dipakai dan dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan

Kelemahan dari metode konversi ini adalah:
1. Masa untuk konversi yang relatif agak panjang, bergantung pada volume data fisik yang ada
2. Terjadi sedikit kelambatan pelayanan pada data yang belum terkonversi ke sistem baru
3. Beban kerja operator yang sedikit bertambah untuk mencari data lama dan melakukan entri kesisitem baru, namun operator tidak perlu secara khusus terfokus untuk menangani data lama.

Google Application

Rich Internet Application (RIA) adalah aplikasi berbasis web (web application) yang menjalankan fungsionalitas dan fitur sebagaimana layaknya pada aplikasi-aplikasi berbasis desktop. RIA mencoba memadukan fleksibilitas dan portabilitas web application dengan kehandalan dan kemampuan eksekusi realtime dari dekstop application.

Google Application merupakan sebuah suite yang terdiri dari sejumlah fitur aplikasi berbasis web yang dikembangkan oleh Google. Google Application menyediakan sejumlah layanan untuk keperluan pengolahan, transfer, dan publikasi dokumen, dalam lingkungan bisnis dan pendidikan

Saat ini, Google telah menyediakan sejumlah layanan aplikasi perkantoran dan pendidikan seperti word-processor, spreadsheets, calendar, disamping layanan-layanan Google yang lain seperti Gmail, GoogleTalk, Blogger, dan Google Search, yang mana integrasi dari semuanya merupakan sarana yang relatif lengkap yang memungkinkan sebuah organisasi, perusahaan, atau lembaga dapat mengolah, mendistribusikan, dan mempublikasi dokumen antar semua anggota dalam jaringan workgroup-nya maupun masyarakat umum.

Dengan layanan Google Application, Google dianggap lebih maju selangkah disaat sejumlah vendor software termasuk Microsoft, masih memikirkan pengembangan konsep aplikasi perkantoran berbasis jaringan.

Sebagai sebuah RIA, Google Application sangat bergantung pada web browser di sisi client sebagai sarana interaksi antara aplikasi dengan user. Di sisi client Google Application didukung oleh client-side scripting berbasis JavaScript, AJAX, dan Java, yang tentunya kesemuanya harus didukung oleh kapabilitas dari web browser, dan umumnya sudah tersedia pada release-release terbaru dari web browser seperti Microsoft Internet Explorer 7, Opera 9.2, atau Mozilla Firefox 2 yang didukung oleh Mozilla engine 5.0.

Sebagai perantara antara berbagai versi browser dari berbagai sistem operasi dengan server-side scripting dari aplikasi pada server-server Google, digunakan web services berbasis SOAP dengan XML sebagai bahasa utamanya.

SOAP disisi client diimplementasi sebagai modul-modul Application Programming Interface (API) yang dikembangkan dalam bahasa pemrograman Java. Pada penggunaan pertama kali, dibutuhkan waktu untuk mendownload semua modul yang dibutuhkan untuk komunikasi standard, dan selanjutnya user dapat menggunakan aplikasi-aplikasi dari Google Application sebagaimana layaknya aplikasi desktop, tanpa dibutuhkan keahlian khusus dalam hal pemrograman.

Di dalam modul-modul tersebut, request dan penanganan respon sudah diatur dalam sejumlah Java object dan dikonversi kedalam XML sesuai standar arsitektur SOAP, begitupula penanganan respon dari server.

Dokumen XML pada Google Application menggunakan format berdasarkan spesifikasi Atom 1.0 dan RSS 2.0. Atom dan RSS adalah spesifikasi format untuk dokumen berbasis XML yang mengandung sejumlah item informasi yang saling berhubungan, yang dikenal dengan istilah “feeds”.

Google Application juga menyediakan sejumlah API sebagai sarana integrasi untuk dapat mengaitkan Google Application dengan sistem informasi berbasis web yang mungkin sudah dimiliki oleh organisasi, perusahaan, atau lembaga pendidikan yang menjadi members-nya

Sebagai catatan, karena Google Application ditujukan untuk penggunaan dalam organisasi
seperti perusahaan, lembaga pendidikan, hingga enterprise, yang membutuhkan mobilitas, portabilitas, dan skalabilitas yang tinggi, dibandingkan dengan user perorangan, maka di awal penggunaan, administrator diminta untuk memverifikasi penguasaan atas domain organisasinya sebelum dapat mengaktifkan sejumlah layanan dari Google Application.


Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan
- Memberikan kemudahan dalam berbagi dokumen dalam lingkungan workgroup skala besar, karena setiap anggota organisasi dapat berbagi dan mengakses dokumen yang sama dari berbagai tempat

- Mudah diintegrasikan dengan web-application yang telah dimiliki sehingga dapat lebih memperbaiki kinerja dan pelayanan tanpa harus melakukan banyak perubahan terhadap sistem yang sudah ada.

Kelemahan
- Masalah umum pada sistem multitier yang harus didukung oleh infrastruktur yang reliabel dan berkapasitas yang memadai, mengingat adanya penurunan respond time dalam aplikasi yang melibatkan sejumlah tier dalam lingkungan jaringan berskala besar

- Masih ada keraguan dalam hal security, dan jaminan keselamatan dokumen, mengingat untuk mendapatkan kecepatan akses input-output yang baik terhadap file data disisi server, dan memungkinkan adanya sharing dokumen dalam workgroup, Google Application melakukan penyimpanan dan manajemen data pada sisi server. Masalah security juga muncul dalam proses pergerakan data antara client dan server sebagaimana umumnya permasalahan security dalam jaringan